Produktivita je v profesním světě obrovské téma. Věděli jste třeba, že dle výzkumů průměrně ztrácíme 20 % své produktivní kapacity? To znamená, že celý jeden pracovní den ztratíme v důsledku špatného soustředění a okolním rušivým vlivům. Není divu, že v dnešní době jsou společnosti i freelanceři posedlí produktivitou.
Produktivita se často spojuje s efektivním řízením času a jednotlivých aktivit. K tomu je však nutné využívat správné nástroje, a proto vám v dnešním článku představíme výběr našich TOP 7 aplikací, které vám s tím pomohou.
1. Serene (macOS)
Cena: 48 $ ročně
Tato aplikace je dostupná pouze pro macOS. Je navržena tak, aby pomáhala proniknout do hloubky práce a postupně jste tak dosahovali stanovených cílů. Aplikace využívá jednoduchého principu k tomu, abyste byli produktivnější.
Každý den vás vyzve k tomu, abyste si stanovili jeden jediný cíl a ten následně rozdělili na několik dalších úkolů. Díky tomu si budete jistí, že vás nebudou rozptylovat jiné úkoly, které nepřispívají k dosažení vašeho hlavního denního cíle, ale naopak budete 100% soustředění.
Pro splnění každého úkolu máte přiřazeny omezené časové relace s krátkými přestávkami mezi jednotlivými úkoly. Tyto krátké relace a přestávky mezi jednotlivými úkoly vám pomohou udržet si pozornost, ale také energii. To ale není vše, co aplikace dovede.
Klíčové funkce aplikace Serene:
Blokování webových stránek: Blokujte webové stránky, které vás rozptylují, například sociální média, zpravodajské weby apod.
Blokování aplikací: Můžete také blokovat aplikace, které odvádějí vaši pozornost od práce – sociální aplikace, e-mailové aplikace a vše, co vám překáží.
Relace bez rozptylování: Pracujete ve 20-60 minutových intervalech s pravidelnými přestávkami, abyste maximalizovali svoji produktivitu a udrželi pozornost.
Časovač úkolů: Ukazuje, kolik času vám zbývá na dokončení daného úkolu, a ke konci každého z nich vám dodá motivaci.
Seznamy úkolů: Spravujte úkoly a zajistěte, aby vše udělal ten správný člen týmu.
Denní plánovač: Definujte si cíl dne, nastavte si úkoly a udělejte vše potřebné.
Soustředěná hudba: Pusťte si hudbu na pozadí, která vám pomůže udržet pozornost.
Ztlumení telefonu: Automatické přepnutí telefonu do tichého režimu při práci, abyste se vyhnuli zbytečnému rozptylování.
Serene v sobě ukrývá obrovské množství funkcí a možností pro zvýšení produktivity. Díky této aplikaci se nebudete cítit zahlceni spoustou úkolů a cílů, ale naopak si stanovíte jeden denní cíl a patřičné úkoly, které jsou nutné k jeho dosažení. To zaručí váš 100% focus na dosažení tohoto cíle. Zároveň vám aplikace pomůže eliminovat okolní rušivé vlivy jako jsou zvuky na telefonu, sociální média apod.
Alternativy za aplikace Serene:
- Forest (Android, iOS, Google Chrome, Firefox)
- Freedom (macOs, Windows, Android, iPhone, Chromebook, Linux)
- Cold Turkey (macOS, Windows)
2. Todoist (Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Safari, Firefox)
Cena: Zdarma nebo 3-5 $ měsíčně dle tarifu
Todoist je skvělý nástroj pro správu vašich úkolů. Umí ze složitých a komplikovaných seznamů vašich úkolů vytvořit přehlednou a zvládnutelnou strukturu. V mnoha ohledech se podobá velmi známému Trellu, o kterém si také něco málo povíme. Todoist je oproti Trellu vhodný pro jednotlivce.
Aplikace vám pomáhá sledovat vaše vlastní úkoly a zajistí, abyste na ně nezapomněli. Můžete díky ní vytvářet a organizovat úkoly, nastavovat a měnit termíny, určovat priority úkolů, stanovovat cíle projektu a sledovat pokrok pomocí funkcí měření a reportování aplikace.
Klíčové funkce aplikace Todoist:
Správa úkolů: Aplikace vám zpřístupní přehledné rozhraní s mnoha funkcemi, které usnadňuje vytváření a správu úkolů, a to bez ohledu na to kolik úkolů máte.
Stanovení priorit úkolů: Jedním ze základních znaků produktivity je správná prioritizace. Díky této funkci můžete jednotlivým úkolům přiřadit prioritu a na ty s nejvyšší hodnotou se zaměřit jako první.
Cíle projektu: Aplikace vám umožní nastavit si cíle vlastních projektů a díky plnění jednotlivých úkolů se můžete přesvědčit o tom, že jste na správné cestě.
Přehledy: V aplikaci můžete jednoduše zpracovat přehledy, které vám pomohou při plnění úkolů. Budete totiž mít přehled o svém pokroku díky funkcím měření a reportování.
Pokud máte problém udržet si přehled nad všemi svými úkoly, Todoist nabízí pohodlné rozhraní, které vám umožní snadnou a rychlou správu úkolů. Je vhodný především pro jednotlivce, pokud však potřebujete pracovat v týmu, nezoufejte, zachrání vás Trello.
3. Trello (Windows, macOS, iOS, Android a web)
Cena: Zdarma, verze Business 9,99 $ měsíčně na uživatele
Trello je velmi jednoduchá a přehledná aplikace pro správu projektů a spolupracující týmy. Její filozofie je založena na tzv. Kanbanu. V aplikaci se setkáte s dvěma hlavními organizačními prvky, kterými jsou sloupce a karty. Každý sloupec představuje jednu určitou fázi, ve které se úkol nachází (např. udělat, probíhá, hotovo) a karty pak představují jednotlivé úkoly. Postupně, pak úkoly respektive karty přesouváte z jednoho sloupce do druhého podle jeho aktuální fáze.
To ale není všechno, co Trello dovede. Umí také vytvářet podúkoly, seznamy, checklisty, přiřazovat k jednotlivým úkolům zodpovědné členy týmu, nastavovat deadliny, připínat přílohy a díky doplňkům, které si zde můžete snadno přidat, můžete navíc Trello integrovat do dalších aplikací jako je Slack, Google kalendář, Notion a další.
Trello ale nemusí sloužit jen pro řízení úkolů. Už jsem zmínil, že do Trella můžete přidat i doplňky, které pak jeho možnosti několikanásobně rozšiřují. Můžete tam vytvořit jednoduchý CRM systém, redakční plány, řídit onboardingové procesy, udělat si zde knowledge base a další. K dispozici je i velká spousta šablon k využití zdarma.
Klíčové funkce aplikace Trello:
Řízení projektů: Trello je jednoduchá a snadno použitelná aplikace pro správu projektů pro spolupracující týmy.
Seznamy úkolů: Aplikace umožňuje vytvářet seznamy úkolů, přidávat termíny jejich splnění, přiřazovat zodpovědnosti členům v týmu a spravovat úkoly v průběhu jejich plnění.
Nástěnky: V Trellu si můžete vytvořit hned několik nástěnek a každá z nich může sloužit pro správu jedné oblasti např. Marketing, Vývoj, Obchod apod. Na těchto nástěnkách pak můžete vytvářet a spravovat vlastní sloupce i karty.
Spolupráce: Do nástěnky můžete kohokoliv přizvat.
Komentáře: Jednotlivé karty mají vytvořená vlastní komunikační vlákna, ve kterých mohou členové týmu snadno komunikovat.
I přesto, že Trello už nevyuživám tolik jako dřív, patří k mým oblíbeným aplikacím. Prostředí je přehledné, snadno se dá přepínat mezi jednotlivými nastěnkami a dokonce je možné ho využívat zdarma. Můj problém je v tom, že pracuji ve více týmech, na různých projektech a aplikací na správu úkolů i jednotlivých workspaců začíná být příliš mnoho, a proto bych vám velmi rád představil moji TOP appku, Notion.
4. Notion (Windows, macOS, iOS, Android)
Cena: Zdarma nebo 4-25 $ měsíčně za uživatele ve vyšším tarifu
Jak už jsem psal v samotné recenzi tohoto skvělého nástroje, Notion je multifunkční aplikace, se kterou zvládnete organizovat nejen sami sebe a své projekty, ale i celé týmy. Notion navíc kombinuje výhody několika platforem jako je právě Trello, Todoist, Asana, Slack, Google Docs, Evernote, Poznámky a spoustu dalších.
Je sice pravda, že Notion je trochu složitější, ale jakmile se v něm zorientujete, je to naprosto skvělá věc. Základní myšlenkou Notion je to, že si aplikaci přizpůsobíte přesně tomu, čemu potřebujete.
Vím, že představit si, co vše se dá v Notion postavit nemusí být pro někoho snadné, proto uvedu hned několik příkladů jaké appky dokáže Notion nahradit: Evernote, Google Docs, Poznámky, Kalendář, Todoist, Word, Apple Reminders, Google Sheets, Airtable, Asana, Jira, Slack, Trello, Freelo, částečně Excel, Word a spoustu dalších.
Notion je velmi komplexní nástroj a rozhodně mi pro jeho představení nestačí pár odstavců. Na Fintree ale najdete velmi obsáhlou recenzi, kde máte navíc možnost získat moji šablonu, kterou denně využívám, zdarma.
Klíčové funkce aplikace Notion:
Multifunkční aplikace: Notion dokáže doslova nahradit všechny vaše dosavadní aplikace na správu úkolů. Díky integracím je navíc dokážete i snadno propojovat, takže můžete pracovat v Notion a změny se projeví například v týmovém Trellu, kalendáři apod.
Přehledné prostředí: Aplikace nabízí přehledné prostředí, ve kterém není těžké se orientovat, co je těžší, je pochopit, jak fungují jednotlivé nástroje.
Nástěnky: V Trellu máte k dispozici nástěnky, v Notion zase stránky. Každou z nich pak můžete využít pro cokoliv jen potřebujete, např. zápisník, organizování týmu, redakční plán, CRM a další.
Spolupráce: Do Notion samozřejmě můžete přizvat i ostatní členy týmu.
Komentáře: Každá stránka umožňuje i přidávání komentářů, takže můžete ohledně jednotlivých úkolů komunikovat s kolegy přímo v Notion.
Nástroj jako je Notion se hodí zejména, pokud vás už otravuje práce ve více aplikacích najednou. V Notion si vytvoříte vlastní pracovní prostor a vše můžete řídit z jednoho místa. Doporučuji si přečíst již zmíněnou recenzi.
5. Toggl track (Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Chrome, Firefox a další)
Cena: Zdarma nebo 9-18 $ měsíčně při vyšším tarifu
Ne nadarmo se říká, co neměřím, to neřídím. Díky Togglu budete mít přehled nad tím, kolik času věnujete svým jednotlivým aktivitám, což následně můžete využít k analýze. Stejně jako já pak můžete zjistit, nad některými věcmi trávíte více času, než kolik by bylo nutné.
Toggl však nemusíte využívat jako jednotlivec, skvěle se dá používat i v týmu. To vám umožní porovnávat časy jednotlivých aktivit vzájemně mezi sebou, zjistíte tedy, kdo dosahuje nejlepších výkonů. Možná má tento člověk nějaké know how navíc, možná využívá nějaký jiný nástroj než všichni ostatní nebo se jen ostatní členové týmu flákají, každopádně díky Togglu na to přijdete.
Klíčové funkce aplikace Toggl track:
Sledování času: Zjistěte, kolik času vám (nebo ostatním) zabírá vyřizování úkolů a jednotlivých aktivit.
Vyšší zisky: Zkontrolujte, zda si účtujete dostatek času potřebného k dokončení projektů.
Přehledy: Zjistěte, jak jste produktivní a kolik času trávíte nad jednotlivými činnostmi.
Sdílení know how: Analyzujte přehledy a zjistěte, kde je prostor pro zlepšení.
Integrace napříč platformami: Aplikace Toggl fungují téměř ve všech operačních systémech a online, takže k nim máte přístup, kdekoli a kdykoli potřebujete. Navíc můžete Toggl integrovat do dalších aplikací jako je třeba Notion, Trello, Slack, Outlook a další.
Toggl je neuvěřitelně jednoduchá aplikace, ale to, k čemu je určena, umí dokonale. Někdy více funkcí jednoduše vytváří více rozptýlení, a to je u aplikace pro zvýšení produktivity docela paradox, s tímto problémem se ale u Togglu rozhodně nesetkáte.
6. Calendly (Webová aplikace)
Cena: Zdarma nebo 8-16 $ měsíčně za uživatele ve vyšším tarifu
Komunikace je pro společné projekty klíčová a s rostoucím počtem pracovníků v týmu je to stále náročnější. Rychlé zprávy nebo anketa ve Slacku jsou poměrně jednoduchým řešení, jak naplánovat schůzku. Dá se to ale i ve větších týmech? Nebo v týmech, které mají externí pracovníky v různých časových pásmech? A co hůř, domlouvat se ve více lidech na společné schůzce přes e-mail? To už je celkem výzva.
Naštěstí existují aplikace jako je Calendly. Jejím hlavním cílem je pomáhat lidem eliminovat čas strávený nad hledáním vhodného termínu pro schůzku. Calendly se používá velmi snadno a opravdu díky němu ušetříte spoustu času i nervů.
Nezáleží na tom, jak velký je váš tým ani v kolika časových pásmech členové týmu pracují. Calendly se o to postará. Dá se jednoduše připojit do patičky v e-mailu, takže kdokoliv si ho může otevřít a najít si vhodné okénko pro schůzku.
Klíčové funkce aplikace Calendly:
Různé typy schůzek: Je libo schůzku jeden na jednoho, kulatý stůl, kolektivní a skupinové schůzky? Pro Calendly to není žádný problém.
Denní limity schůzek: Aplikace umožňuje nastavit časové rezervy mezi jednotlivými schůzkami.
Reporty: Calendly umožňuje vytvořit jednoduché reporty, které poskytují přehled o jednotlivých schůzkách.
Integrace: Prostřednictvím rozhraní Calendly API můžete jednoduše aplikaci integrovat do dalších nástrojů jako je Slack apod.
Dostupnost: Členové týmu mohou nastavit svou dostupnost, která se automaticky přizpůsobí časovým pásmům.
Členové týmu si v podstatě nastaví časy své dostupnosti, které jsou k dispozici ostatním. Schůzky lze naplánovat na základě časů dostupnosti všech členů týmu. Uživatelé pak jednoduše potvrdí, že se mohou schůzky zúčastnit, a schůzka se uskuteční. Členové týmu budou před schůzkami automaticky upozorněni, aby na nic nezapomněli.
7. Noisli (Web, Google Chrome, iOS, Android)
Cena: Zdarma nebo 12 $ měsíčně ve vyšším tarifu
Noisili je online aplikace, která přehrává sbírku zvuků určených k relaxaci a soustředění na práci. Můžete poslouchat zvuky deštného pralesa, oceánu a dokonce si vytvořit vlastní mix deště, hromů a zpěvů ptáků v lese.
Klíčové funkce aplikace Noisli:
Náhodný výběr: Přehrává náhodný výběr rozšířených smyček.
Relaxace: Slouží k uvolnění a relaxaci. Má v sobě knihovnu smyček nahraných speciálně za účelem pomoci při relaxaci.
Produktivita: Slouží k přehrávání zvuků, které vám pomohou zvýšit produktivitu.
S Noisli si nemusíte pouštět rušivou hudbu, abyste přehlušili nepříjemné zvuky nebo vyplnili obávané ticho při práci z domova. Místo toho si můžete vybrat zvuky na pozadí, které podporují soustředění a udržují vaši pozornost tam, kde má být.
Na závěr nesmí chybět shrnutí. Představili jsme vám 7 našich oblíbených aplikací, které nám pomáhají s produktivitou. Samozřejmě chápeme, že každý má trochu jiné potřeby a očekávání, každopádně tohle je 7 aplikací, které nám osobně s produktivitou pomáhají. Pokud máte nějakou oblíbenou aplikaci, která v článku není, budeme rádi, když nám ji představíte v komentářích.
Autor