Prakticky každý podnik dnes potřebuje digitálně řídit svou činnost, aby mohl efektivně růst. K tomu slouží ERP systém (enterprise resource planning) a související digitální nástroje pro řízení a plánování zdrojů. Na trhu jsou k dispozici různá zavedená i open source řešení, od systému SAP přes Helios až po Odoo. S tím, jak se rozvíjí byznys firem, mění se dynamicky i jejich potřeby.
Možností je celá řada a každý poskytovatel ERP nabízí své nástroje i možnosti integrace systémů třetích stran. Jak ale vybrat ty správné?
Moderní vývoj se ubírá směrem, jaký určují potřeby firem i jejich dodavatelů. Na každou takovou firmu, ať už ze sektoru logistiky, nebo třeba bankovnictví, je navázána řada B2B procesů, které je třeba zmapovat a najít prostor pro jejich automatizaci či zlepšení. Prakticky na každý proces, každou potřebu, existuje nějaký nástroj či řešení. Ne vždy je ale dané řešení ideální, nezřídkakdy je potřeba přistoupit k vývoji na míru. Jaká cesta je ale ta správná? I díky cloudu roste exponenciálně počet možností, které lze zvolit – to klade stále větší nároky na konzultace a doporučení ideálního řešení ze strany odborníků pro danou firmu. ERP v každém případě zastává pozici centrálního uzlu, kde se veškerá data z jednotlivých systémů shromažďují.
Cloud nastartoval revoluci, firmy tak mohou využít potenciál ERP naplno
Přechod do cloudu byl i pro ERP platformy revoluční. Nabízí flexibilitu, prakticky neomezené možnosti růstu a obrovské množství řešení, které přináší firmy po celém světě. Změny přinesly i zrychlení procesů, snížení nároků na databáze i snazší predikce budoucích nákladů na provoz. Nicméně s růstem možností vyvstávají pro firmy i možné nástrahy, které se s výběrem ideálního řešení pojí.
První z těchto nástrah je výběr mezi veřejným a soukromým cloudem. První z možností vyniká značnou flexibilitou, nabízí řadu možností a umožňuje velký rozsah změn. I když poskytuje širokou paletu řešení, nemusí to být pro některé firmy dostačující. Pak přichází na řadu vývoj na míru, pro který volí zejména velké společnosti soukromý cloud. A to zejména proto, že chtějí velmi specializované řešení. Tato varianta je rovněž namístě, když chce daná společnost držet data u sebe, nebo již má vlastní hardware. Výjimkou není ani hybridní cloud, který spojuje výhody obou přístupů. Vždy je ale třeba zvážit náklady, a to nejen na licence, ale i na hardware a implementaci.
Jaké cloudové řešení je to správné? Kvalitní analýza napoví
Přechod do ERP v cloudu bývá pro firmu velkým krokem – obecně platí, že čím větší firma, tím bývá přechod náročnější. Druhým kritériem je stav dokumentace a stav mapování procesů. To může u nadnárodních koncernů z výrobních odvětví trvat déle než rok. Pokud analýza není provedena kvalitně, může to vést k problémům v budoucnu. V tomto ohledu je nedocenitelná role architekta, který je v intenzivním kontaktu s klíčovými lidmi ve firmě, pomůže procesy zmapovat, dokáže najít prostor ke zlepšení. Neméně důležité je i zmapování procesů u obchodních partnerů (dodavatelů, odběratelů) – ERP často bývá centrálním systémem i pro B2B procesy a pomáhá tak zefektivnit fungování celé firmy včetně obchodních procesů sdílených s partnery. Například v již zmiňovaném bankovnictví jsou procesy již plně nebo částečně digitalizované a pro jejich zákazníky dává smysl zakomponovat je do svého procesu.
Po zmapování procesů hledá architekt s týmem konzultantů správné řešení. Jeho hledání by mělo probíhat s konkrétními klíčovými uživateli, například formou workshopu. Někdy bývá cestou vyzkoušení menšího, cloudového řešení a postupné rozšiřování o další nástroje. Klient na konci dostane procesy zpracované, někdy i zcela nebo částečně zautomatizované. Součástí jsou také pravidelné reporty, díky čemuž mají klíčoví lidé k dispozici potřebná data. V případě, že je požadavek komplexní, vznikne nejprve proof of concept, zkouška proveditelnosti.
Řešení na míru si zvolte, až když není zbytí
Zejména u globálních poskytovatelů ERP řešení platí, že nabízí obrovský balík standardních řešení. Procesy i nástroje ve standardním řešení se nasbíraly po celém světě a poskytovatelé je do svého systému postupně zařazují. Vývoj na míru je tak až poslední varianta, přičemž velcí poskytovatelé ERP platforem obvykle poskytují i nástroje, jak nová doplňková řešení vyvíjet. V každém případě se ale firmě vyplatí probrat své požadavky s kvalifikovaným dodavatelem, než se do vlastního vývoje pustí.
Kdy je naopak vlastní vývoj namístě? Třeba když požadovaný standardní proces nefunguje podle navrženého scénáře, nebo když vývoj nového řešení ušetří spoustu peněz a času. Například moderní skladové terminály, které jsou napojené na ERP systém, usnadní skladové procesy, kontrolu expedice nebo procesy logistiky. Materiál se tak dokáže efektivně skladovat a hledat. Vždy je však třeba pamatovat na celkové náklady – vývoj musí někdo řídit, implementovat, testovat, což zabere čas a prostředky.
Automatizace má nekonečné možnosti. Nic se však nesmí přehánět
Komerční ERP platformy zpravidla umožňují procesy zmapovat, popsat je a následně implementovat. Nabízí širokou škálu nástrojů pro vývoj, a když něco ve standardu nevyhovuje, lze si napsat vlastní proces dle svých potřeb. Pak záleží jen na financích a šíři procesů – co vše chce firma automatizovat, případně optimalizovat. Jedná se tak o neustálý proces zlepšování, který ušetří velké množství nákladů i času. Výrazné úspory času mohou být například na inventuře, díky jejíž automatizaci se provádí inventura sektorů a regálů postupně, omezení jsou pak v řádu hodin a nemají dopad na provoz jako takový.
Problém může nastat v případě, kdy se firma snaží pojmout automatizaci v celé šíři, nehledě na požadavky výroby a obchodu. Ekonomika firmy si často vyžaduje jiné procesy a tempo, někdy tak není v silách IT aktuální stav „předběhnout“. Zkrátka a jednoduše zlepšení se musí provádět postupně, dle priorit a tam, kde dává ekonomicky smysl.
Poptávka po integracích stoupá, propojení firem pomůže plánovat výrobu
V posledních letech zásadně stoupla poptávka po integracích, například pro materiálové toky. Výrobní systémy se stále více otevírají světu – dříve do nich viděly jen interní zaměstnanci, dnes je integrace s dodavateli stále větší. Řeší se integrace ERP systému do e-shopů, skladů i logistiky, a to až na úroveň kurýrů a koncových odběratelů. Mezi firmami a zákazníky se tak zásadně zintenzivnila výměna dat, které díky tomu mají přehled o celém dodavatelském řetězci. Stejné je to i u dodavatelů energií. Díky propojení firem lze rovněž řešit nedostatek materiálu, aktuálně třeba nedostatek čipů. Informace jsou v tuto chvíli to nejcennější a umožňují lépe plánovat výrobu, i když se podmínky nečekaně změní. Celý řetězec zahrnující skladové zásoby, objednávky, obchod a výrobu lze tak uřídit mnohem snáz. Rovněž se integrují různá branžová řešení a nástroje, od utilitních řešení po BI (business intelligence).
Stále častější jsou také implementace procesů eGovermentu, a to jak pro státní správu, tak pro firmy i jednotlivce. Například na jedné z nejrozšířenějších ERP platforem běží na Slovensku zúčtování dálničního mýta, výběr daní a cel. S tím vším pak souvisí stále významnější téma: bezpečnost. Obzvláště v otevřených systémech dopadají vysoké nároky na bezpečnost na vlastní adminy. V cloudu je zase bezpečnost v rukou poskytovatele, zároveň s tím roste význam autorizace klíčových lidí, kteří mají k datům přístup.
Moderní ERP platformy díky cloudové revoluci přináší obrovské množství moderních nástrojů a komplexních procesů, které uspokojí většinu firem, stejně jako nástroje pro vlastní vývoj. Systémy jsou daleko rychlejší, flexibilnější a uživatelsky přívětivější, než byly před lety. Rovněž nabízí širokou škálu procesů, které lze postupně automatizovat a optimalizovat. To vše ve jménu lepšího sdílení dat, a tím i efektivnějšího chodu firmy. I díky tomu, že jsou systémy různých poskytovatelů snadno propojitelné, si může každý vybrat to, co pro svou firmu potřebuje. Pro dodavatele to pak znamená stále menší podíl řešení na míru a větší důraz na architektonické a konzultační experty, kteří dokážou doporučit ideální variantu.
Autor článku
Boris Zovčák působí jako COO vývojářské společnosti BiQ Group, která patří mezi nejrychleji rostoucí IT společnosti v České republice. Firmu spoluzaložil a původně se staral o její slovenskou pobočku – BOOTIQ SK. Boris Zovčák se komplexně zaměřuje na projektové řízení, rozšiřování týmu o seniorní experty i na samotné pracovní procesy, které zahrnují především vývojový cyklus softwaru. Je viceprezidentem a marketingovým ředitelem Komory projektových manažerů a současně vede její slovenskou část.
Další trendy články:
Autor