Fidoo je česká fintechová platforma zaměřená na digitalizaci firemních výdajů. V praxi nahrazuje svět papírových účtenek, cestovních příkazů a ručního vyúčtování jedním online řešením, na které jsou napojené platební karty nahrazující hotovost. V reálném čase sbírá a shromažďuje výdaje a doklady od zaměstnanců, díky čemuž se dostávají všechna data včas mezi manažery i účetní oddělení.
Vzhledem k tomu, že často cestujeme na zahraniční oborové konference a navštěvujeme partnerské společnosti po celé republice, vzniká u nás ve Fintree takovýchto nákladů spousta. Administrativa spojená s nimi je přitom poměrně náročná. Proto jsme se rozhodli Fidoo otestovat a podívat se na něj praktickým i analytickým pohledem, tedy jak zapadá do běžného firemního provozu, kde skutečně šetří čas a kde naopak vyžaduje změnu zažitých procesů.
Jak vypadá realita vs. řešení pomocí Fidoo
Firmy, které nemají oblast firemních výdajů řešenou systémově, se často potýkají se stejnými problémy. Cestovní příkazy se vyplňují v Excelu nebo na papíře a je obvykle nutné je manuálně podepsat (častou praxí je schvalování ex post), data se ručně přepisují do účetnictví a zaměstnanci pracují s hotovostními zálohami. Účtenky se ztrácejí, účetní je na konci měsíce dohledávají a vedení firmy má přehled o výdajích až zpětně. V případech, kdy se účtenky nedohledají, vzniká další obtěžující papírování, jelikož se tento problém řeší podpisem čestného prohlášení. Výsledkem je kombinace dlouhotrvající administrativy a nulové kontroly v reálném čase. Právě tuto každodenní realitu se Fidoo snaží změnit.
Základní myšlenka Fidoo je jednoduchá. Platforma staví na flexibilní distribuci finančních prostředků mezi zaměstnance, online schvalování, okamžitém párování výdajů s digitalizovanými doklady a přenosu dat do účetnictví. Podle deklarovaných parametrů může firmám snížit administrativu spojenou s doklady až o desítky procent a výrazně zrychlit měsíční uzávěrku.
Během testování na nás působilo důležité hlavně to, že Fidoo neřeší jen jeden konkrétní problém, ale celý řetězec. Tedy od plánování výdajů s nastavitelnou distribucí peněz, přes samotnou platbu až po zaúčtování.
Průběh onboardingu do platformy
Fidoo jsme kontaktovali přes formulář na jejich webových stránkách a již během dalšího pracovního dne se s námi spojil jejich obchodník. Jelikož se jedná o službu spojenou s financemi, je potřeba při procesu onboardingu vyplnit několik formulářů vyžadovaných regulací. Tento proces je však intuitivně zpracován a zvládli jsme jím projít velmi rychle za krátkou dobu.
Dále jsme si s obchodníkem domluvili hovor, při kterém nám vysvětlil, jak celou platformu používat a zodpověděl naše další dotazy. Už nám tedy zbývalo jen si objednat Fidoo karty a byli jsme připraveni platformu začít využívat.
Celý proces onboardingu hodnotíme velmi kladně, jelikož se o nás staral dedikovaný obchodník, který zajistil náš hladký start do používání Fidoo a i všechny formuláře byly dobře a srozumitelně zpracované.
Firemní karty jako základ celého systému
Srdcem celého řešení jsou předplacené firemní karty Mastercard. Ty nejsou přímo napojené na bankovní účet firmy. Díky tomu se zvyšuje bezpečnost a zároveň umožňuje velmi přesně řídit, kdo může s kartou pracovat a za jakým účelem.
V praxi lze karty vydávat jak fyzické, tak tokenizované (Apple Pay, Google Pay), nastavovat limity, omezovat typy povolených transakcí nebo dny, kdy lze kartu používat. Jde o nástroj, který dává nad výdaji kontrolu bez nutnosti mikromanagementu.
Omezení možnosti platit kartou jen v určité dny či např. jen za palivo jsme v našem scénáři testovat nepotřebovali. Může se však jednat o skvělé opatření, aby karta nebyla zneužita např. při návštěvě zábavního podniku v pátek večer.
Zajímavým doplňkem jsou partnerské benefity, například cashback 2,50 Kč/l na tankování u vybraných čerpacích nebo cestovní výhody spojené s letištními salonky. Ty už nepůsobí jen jako technologická vychytávka, ale jako reálný nástroj úspor.
S Fidoo kartami firmy automaticky získají široký balíček Mastercard Business benefitů, jako například 15% slevu na letenky EasyJet Plus. Jsou tedy skvělým doplňkem k životnímu stylu lidí, kteří pracovně často cestují stejně jako my.
Digitální cestovní příkazy v praxi
Jednou z nejlépe zpracovaných částí platformy jsou digitální cestovní příkazy. Zaměstnanec vyplní žádost online během několika minut, nadřízený ji schválí na počítači nebo v mobilu a karta se automaticky nabije potřebnou částkou.
Během samotné cesty se výdaje placené kartou automaticky párují s konkrétním cestovním příkazem. Po návratu pak systém sám dopočítá diety a ostatní náhrady podle aktuální legislativy. Celý proces působí výrazně jednodušeji než klasické vyplňování a kontrola papírových formulářů. Zároveň díky přehlednosti a validaci eliminuje chybovost.
Účtenky bez papíru a práce navíc
Silnou stránkou Fidoo je práce s účtenkami. Po zaplacení kartou přijde notifikace do mobilní aplikace, zaměstnanec účtenku vyfotí a nahraje do systému. Fidoo také avizovalo, že v následujících měsících by mělo implementovat i OCR, které data z účtenky automaticky přečte.
Z pohledu legislativních požadavků na digitální účetnictví je důležité, že systém splňuje zákonný požadavek na elektronickou archivaci po dobu deseti let a doklady archivuje teoreticky na věky věků. Odpadá tak nutnost skladovat papírové doklady i opakované urgování zaměstnanců.
Tato funkce Fidoo se nám velmi osvědčila, jelikož vyřešila problém, kdy jsme často hledali účtenky, které jsme nechali “někde” v autě, ale nevěděli jsme kde.
Podívat se a vyzkoušet si tento proces můžete přímo i na stránkách Fidoo.
Modelový scénář: služební cesta bez stresu
Typickým příkladem využití může být služební cesta obchodníka mezi Brnem a Prahou. Cestovní příkaz obchodník vyplní online, nadřízený ho schválí a karta se automaticky nabije. Tankování proběhne kartou Fidoo, systém rovnou započítá cashback a vytvoří záznam o úspoře. Oběd s klientem obchodník zaplatí stejným způsobem, účtenku vyfotí mobilem a přiřadí ke konkrétní cestě.
Po návratu ze služební cesty jednoduše uzavře výdaj v aplikaci a účetní má v ten moment všechny podklady okamžitě k dispozici. Bez přepisování, bez papírů a bez zbytečných dotazů.
Jaké jsou přínosy pro různé role ve firmě
Jedním z hlavních důvodů, proč Fidoo dává smysl napříč firmou, je to, že každé roli řeší trochu jiný problém, ale v rámci jednoho systému.
Z pohledu CEO a vedení firmy je klíčový především přehled. Fidoo umožňuje sledovat firemní výdaje v reálném čase, nikoliv až se zpožděním po měsíční uzávěrce. To výrazně usnadňuje řízení cashflow, kontrolu rozpočtů i rozhodování o provozních nákladech. Zároveň ubývá operativní zátěž spojená s řešením výjimek, záloh a limitů a mnohdy se sníží nárok na objem peněz mezi zaměstnanci.
Finanční ředitelé a CFO ocení zejména strukturovaná data a rychlou dostupnost reportů. Díky automatizaci a digitalizaci dokladů se zjednodušuje plánování rozpočtů i vyhodnocování nákladů po jednotlivých týmech či projektech. U větších firem může mít tento přístup velmi konkrétní dopad, například v podobě úspory až desítek hodin týdně, které je možné využít efektivněji.
Pro účetní znamená Fidoo zásadní změnu každodenní práce. Odpadá ruční párování účtenek s transakcemi z bankovního účtu, dohledávání ztracených dokladů a opakované urgence zaměstnanců o dodání podkladů nutných pro vyúčtování. Všechny podklady jsou totiž k dispozici real-time, digitálně, přehledně a připravené k exportu do účetních nebo ERP systémů.
Z pohledu zaměstnanců je největším benefitem jednoduchost. Nemusí platit firemní výdaje ze svého, řešit hotovostní zálohy ani po návratu z cesty složitě vyplňovat formuláře. Většina úkonů se odehraje přímo v mobilní aplikaci a zabere jen jednotky minut.
Mobilní aplikace Fidoo
Mobilní aplikace hraje ve fungování Fidoo klíčovou roli a je zřejmé, že s ní platforma počítá jako s hlavním pracovním nástrojem pro zaměstnance v terénu. Aplikace je dostupná jak v Google Play, tak v App Store, kde se dlouhodobě pohybuje velmi vysoké hodnocení.
Během testování aplikace působila přehledně a funkčně. Uživatel má okamžitý přehled o zůstatku na kartě, historii transakcí i přiřazených cestovních příkazech. Velmi praktické jsou notifikace po provedení platby, které přirozeně navádějí k okamžitému vyfocení účtenky a automatickému ořezu.
Silnou stránkou aplikace je jednoduchost práce s doklady. Vyfocení účtenky, její kontrola a přiřazení ke konkrétnímu výdaji nebo cestě je otázkou několika kliknutí. Právě tady je vidět, že Fidoo cílí na minimalizaci třecích ploch mezi zaměstnancem a účetnictvím.
Integrace a bezpečnost
Z technického hlediska je Fidoo navrženo tak, aby zapadlo do existujícího firemního ekosystému. Platforma nabízí exporty i API integrace do účetních a ERP systémů, díky čemuž se data o výdajích automaticky propisují tam, kde s nimi firmy skutečně pracují. To je důležité zejména pro střední a větší organizace, které už mají své procesy nastavené a nechtějí je obcházet ručními exporty.
Z pohledu regulace a bezpečnosti patří Fidoo mezi seriózní fintechové hráče. Funguje jako licencovaná platební instituce pod dohledem ČNB, podléhá regulaci DORA a splňuje mezinárodní bezpečnostní standardy včetně ISO 27001. Prostředky klientů jsou vedeny na oddělených účtech a chráněny do výše 100 000 EUR.
Samozřejmostí jsou moderní bezpečnostní prvky, jako je dvoufaktorové ověřování, možnost schvalování výdajů principem čtyř očí nebo monitoring podezřelých transakcí. Pro firmy, které řeší interní kontrolu a audit, jde o důležitý signál důvěryhodnosti.
Výhody a limity řešení
Největší přidanou hodnotou Fidoo je kombinace úspory času, přehledu a kontroly. Digitalizace výdajů odstraňuje papírovou administrativu, zrychluje uzávěrky a dává managementu okamžitý přehled o tom, kam firemní peníze skutečně směřují. Přidaným bonusem jsou konkrétní úspory, například na pohonných hmotách.
Zároveň je fér dodat, že Fidoo není univerzálním řešením pro každou firmu. Největší přínos má tam, kde existuje pravidelný objem provozních výdajů, služebních cest nebo více uživatelů pracujících s kartami. Také aby celý tento systém fungoval naplno, je potřeba alespoň základní ochota upravit interní procesy a přijmout digitální způsob práce s doklady.
Ceník a balíčky Fidoo
Ke konci se podívejme i na cenový model, který Fidoo staví poměrně přehledně a transparentně. Platforma je rozdělena do několika balíčků, které se liší hlavně rozsahem funkcí a úrovní kontroly nad výdaji.
Základní balíček je určen spíše menším firmám nebo týmům, které chtějí především rychle distribuovat peníze zaměstnancům a nahradit hotovost firemními kartami. Nabízí přístup k platebním kartám, digitalizaci účtenek, mobilní i webovou aplikaci, real-time evidenci výdajů a standardní exporty dat. Pro jednoduchý provoz bez složitých schvalovacích procesů může jít o rozumný vstupní bod.
Střední tarif cílí na firmy, které už chtějí mít výdaje a služební cesty pod plnou kontrolou. Vedle karet a aplikací přidává digitální cestovní příkazy, knihu jízd, schvalovací workflow a API pro integraci s účetními systémy. Právě tento balíček podle našeho pohledu dává smysl pro většinu rostoucích firem, které chtějí z Fidoo vytěžit hlavní přínosy automatizace.
Nejvyšší balíček je zaměřený na firmy, které požadují prémiovou podporu a řešení na míru. Kromě kompletní funkční výbavy zahrnuje také školení, workshopy, exporty dat přizpůsobené konkrétním potřebám firmy. Tento tarif bude relevantní zejména pro větší organizace nebo firmy s komplexnějšími interními procesy.
Celkově cenový model působí škálovatelně – firma může začít s jednodušším řešením a s rostoucími nároky postupně přecházet na vyšší balíčky bez nutnosti měnit celý systém.
Závěrečné hodnocení
Z našeho pohledu je Fidoo ukázkou toho, jak může moderní fintech smysluplně zjednodušit oblast, která byla dlouhodobě přehlížená. Nejde jen o technologii ale také o změnu přístupu k firemním výdajům. Firmám, které chtějí mít finance pod kontrolou a zbavit se papírového chaosu, dává Fidoo zásadní smysl.
Nám v redakci Fintree přineslo jednu podstatnou výhodu. Nemusíme se věnovat činnostem, které nás nebaví a máme více času na to, co nám přináší hodnotu. Zároveň nám coby nadšencům do technologií přineslo řešení, které je pro nás daleko přirozenější a rychle se stalo součástí našich procesů.
Autor